Classer, retrouver


CRÉER DES DOSSIERS & DES STRUCTURES

Un travail d'équipe efficace. Des normes et une gestion commune des documents et des informations sont nécessaires pour garantir un travail d’équipe efficace.

Le système de gestion des documents PageOne vous fournit les fonctions dont vous avez besoin à cet effet. Il garantit des structures adaptées, plan de classement, traitement collaboratif des documents, ainsi que la traçabilité (quelles modifications, par qui, quand, dans quelle application).

Travailler dans un environnement familier sans apprentissage intensif.

NUMÉRISER VOS DOCUMENTS

Simple et facile d’utilisation, la numérisation des documents passe par l’utilisation d’un scanner dont les caractéristiques sont : recto/verso, A4, noir/blanc ou couleur, 45 pages minutes, résolution 600 bpi.

Classement automatique par types de documents : masques d’indexation par mots clés complétée par une reconnaissance des caractères (OCR), permettant une recherche contextuelle à la Google sur l’ensemble du document et des pages numérisées le constituant.

GÉRER VOS DOCUMENTS

  • Structures (plan) de classement librement définissables
  • Défilement rapide des documents
  • Application de post-it et d’estampilles directement sur les documents images
  • Affichage d’un document grâce à des copies logiques dans différents dossiers
  • Liaison des documents connexes à l’aide d’un lien hypertexte
  • Contrôle des doublons pour éviter le classement multiple de documents
  • Marquage de couleur des différents documents et dossiers
  • Définition libre des masques d’indexation pour les documents et les éléments tels que le dossiers et les classeurs

RECHERCHE OPTIMISÉE

Recherche puissante et intuitive : par index / mots clés, ou directe dans une structure d’archivage hiérarchique, ou contextuelle (à la Google).

Corriger les erreurs : la requête commence par la saisie du terme recherché. Des fautes de frappe peuvent alors être commises involontairement ou sans le savoir. De nombreuses applications de recherche n’assistent pas l’utilisateur à ce stade et n’affichent dans ce cas aucun résultat. Avec PageOne, s’il saisit un mot mal orthographié, l’auteur de la recherche reçoit un message lui suggérant une autre orthographe. Ce contrôle intelligent intercepte les erreurs de saisie à un stade précoce afin d’améliorer le résultat de la recherche.

PÉRENNITÉ TECHNOLOGIQUE

Grâce aux respect de normes ISO, les données sont archivées dans des formats normalisés à l’échelle mondiale, tels que TIFF et PDF/A. Ces derniers présentent l'avantage que vous pourrez toujours lire les documents au bout de plusieurs années ou les importer dans des systèmes externes. Afin de simplifier le transfert d’archives anciennes dans PageOne, de nombreux filtres d’importation sont disponibles.